Einblick
Gottesdienste im Bezirk planen: Geistliche per Ziehen & Ablegen einteilen, Dienstleiter festlegen, Telefongottesdienst, Monatsplan drucken und veröffentlichen.
Worum geht es?
Im Gottesdienstplan teilt der Bezirk für jeden Monat ein, welche Geistlichen in welcher Gemeinde dienen. Der Erstgenannte eines Gottesdienstes ist der Dienstleiter. Alles geht per Ziehen & Ablegen – mit der Maus am Computer oder mit dem Finger auf dem Tablet. Ist der Plan fertig, wird er veröffentlicht: Alle Geistlichen mit Zugang sehen ihn auf der Website und in der App.
Der Arbeitsbereich
Gottesdienstplan, Gemeindeplan und Liedplan öffnen sich in einem eigenen, ruhigen Arbeitsbereich – ohne Menü und Werbung der Website. Oben wechseln Sie zwischen den Bereichen, für die Sie Zugang haben. Wer keinen Zugang hat, sieht die Bereiche weder im Menü noch ihren Inhalt.
- Übersicht
Der Einstieg zeigt für die nächsten drei Monate den Stand (Entwurf, Vorabversion, veröffentlicht), wie viele Gottesdienste noch ohne Dienstleiter sind, Freigaben und Änderungswünsche – mit „Monat planen“ und „Tagesansicht“ direkt daneben. Dazu Geistliche, Abwesenheiten der nächsten 14 Tage und geplante Übertragungen. Oben rechts: „+ Geistlicher“, „Liste einfügen“ und „+ Übertragung“.
Übersicht im Arbeitsbereich: Stand der Monate, Geistliche, Übertragungen - Navigation links
Übersicht, Tag planen, Monat und Übertragungen. „Verteiler & Zuständige“ steht unter „Verwalten → Zuständigkeiten“. Geistliche und die Angaben des Bezirks (Feiertage, Telefongottesdienst, Kürzel, feste Zeiten) pflegen Sie unter „Verwalten“ – der Link steht unten in der Navigation. Auf dem Handy steht die Navigation als Leiste oben.
- Bezirk wechseln
Wer mehrere Bezirke betreut (z. B. Administratoren), tippt oben links auf den Bezirk und sucht ihn nach Namen, Gebietskirche oder Land.
Bezirk suchen und wechseln
Einmalig einrichten
- Geistliche erfassen
Unter „Verwalten → Personen“ auf „+ Person“ und „Geistlicher“ anhaken: Name, Amt, Beauftragung (z. B. Vorsteher), Heimatgemeinde, „im Bezirk einsetzbar“ und „im Ruhestand“. Ein Konto ist nicht nötig – geplant werden kann sofort.
Verwalten: Person hinzufügen – als Geistlicher, mit Funktion und Gruppen - Schneller: Liste einfügen
Haben Sie eine Tabelle (Excel/Word)? Markieren, kopieren, unter „Verwalten → Personen → Geistliche als Liste einfügen“ einfügen und „Prüfen“. Fehler werden zeilengenau gemeldet, bereits Erfasste übersprungen. Abkürzungen wie Pr, Di, GE, Hi, BÄ oder V, BV sind erlaubt.
Liste einfügen: Prüfung mit Vorschau und Fehlern je Zeile - Einladen (optional)
Person antippen: Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, schickt „Einladen“ eine Einladung. Wer schon ein Konto hat, wird sofort verbunden. Verbundene Geistliche sehen die Pläne in der App, tragen ihre Abwesenheiten selbst ein und können Nachrichten schreiben.
Eine Person: Funktionen & Rechte, Geistlicher, Gruppen, Abwesenheit - Angaben
Unter „Verwalten → Bezirk“: Bundesland (für die Feiertage), Telefongottesdienst und Kürzel. Die festen Gottesdienstzeiten und die Technik stehen bei jeder Gemeinde (Standard: So 09:30, Mi 19:30).
Angaben des Bezirks: Feiertage, Telefongottesdienst, Kürzel
Einen Monat planen
- Automatisch füllen
Unter „Monat“ oder in der Tagesansicht „Monat automatisch füllen“: Fehlende Gottesdienste werden aus den festen Zeiten angelegt (auch Karfreitag, Himmelfahrt, 1. Weihnachtstag) und die Geistlichen nach festen Regeln eingeteilt – ohne KI, jederzeit nachvollziehbar. Bereits besetzte Gottesdienste bleiben unverändert.
Die Regeln der automatischen Planung - Von Hand anpassen – Ziehen & Ablegen
In der Tagesansicht einen Namen aus der linken Liste (oder aus einem anderen Gottesdienst) anfassen – mit der Maus gedrückt halten, auf dem Tablet den Finger auflegen – und in eine Gemeinde ziehen. Der Name fährt mit, mögliche Ziele sind gestrichelt umrandet, ein blauer Strich zeigt genau, an welche Stelle er kommt. Wer an die erste Stelle gezogen wird, ist Dienstleiter. Rechts am Rand steht immer, was beim Loslassen passiert („Loslassen: als Dienstleiter einteilen – P. Krause → Kiel-Mitte, 09:30 Uhr“). Zurück in die Liste ziehen entfernt die Person; außerhalb loslassen oder Esc bricht ab. Beim Ziehen an den Bildschirmrand blättert die Seite mit.
Mitten im Ziehen: Die Gemeinde, über der Sie loslassen, ist blau umrandet Der Name fährt mit, der blaue Strich zeigt die Stelle, rechts steht, was beim Loslassen passiert - Ohne Ziehen: antippen
Namen antippen (blau markiert), dann die Gemeinde antippen – fertig. Einen schon eingeteilten Namen zweimal antippen öffnet: „Zum Dienstleiter machen“, „Verschieben“ oder „Entfernen“.
Kurzmenü: Dienstleiter, verschieben, entfernen - Telefongottesdienst
Das ☎ bei einem Gottesdienst antippen. Im Bezirksmodus gibt es einen Telefonkonferenzraum: ein Gottesdienst je Tag, sonntags bis zu zwei, die sich zeitlich nicht überschneiden. Ein neues ☎ an einem Werktag verlegt das alte automatisch.
- Gottesdienste ändern
Über „⋯“ Uhrzeit, Art oder Bezeichnung ändern, als „entfällt“ markieren oder löschen. „+ Gottesdienst“ legt Sondertermine an (z. B. Bezirksgottesdienst).
Was das System prüft
- Abwesenheit: Wer abwesend ist, kann nicht eingeteilt werden – der Grund steht dabei.
- Doppelt eingeteilt und Wege: Niemand kann zur selben Zeit in zwei Gemeinden dienen. Sind die Adressen der Kirchen erfasst, rechnet das System mit echten Fahrzeiten (siehe „Fahrzeiten & Wege“); sonst gilt: ab 2½ Stunden Abstand ist ein zweiter Gottesdienst möglich. Ziehen Sie jemanden aus der Liste in eine andere Gemeinde, wird er dorthin verschoben.
- Eigene Gemeinde zuerst; „nicht bezirksweit einsetzbar“ wird beachtet.
- Ruheständler werden nie automatisch eingeteilt – nur vorgeschlagen, wenn eine Gemeinde kein priesterliches Amt hat.
- Diakon nur als letztes Mittel: Der Gottesdienst wird dann als Wortgottesdienst geführt.
- Leitungsebene (Bezirksvorsteher und Vertreter, Bischof, Apostel …) wird nicht automatisch verplant. Mit Konto tragen sie sich selbst ein.
Fahrzeiten & Wege
Hält ein Geistlicher an einem Tag mehrere Gottesdienste, prüft der Plan, ob er rechtzeitig ankommt: Ende des ersten Gottesdienstes + Fahrzeit mit dem Auto + Zuschlag (Stau, Parken) ≤ Beginn − Zeit vor Ort. Die Fahrzeiten zwischen allen Kirchen des Bezirks werden einmal berechnet und gespeichert – nur bei einer Adressänderung neu. Vorgaben (unter „Verwalten → Bezirk → Kirchen, Zeiten & Wege“): Gottesdienst 2 Stunden, ab Apostel 3 Stunden, 30 Minuten vor Beginn am Ort, 10 % Zuschlag, „knapp“ unter 15 Minuten Luft.
- Beim Ziehen sofort sehen
Fassen Sie einen Namen an, zeigt jede Gemeinde gleich, ob der Weg passt: ✓ 22 Min., ⏱ knapp oder ⚠ nicht machbar. Rechts am Rand steht die Rechnung. Oben in der Tageszeile zählt der Plan alle Problemfälle.
Tagesplan: Eutin und Schönberg sind rot markiert, die Rechnung steht darunter - Nicht machbar? Vorschläge oder überstimmen
Lassen Sie trotzdem los, erklärt ein Fenster das Problem mit Zeitleiste und schlägt Besseres vor: freie Geistliche mit kurzem Weg oder eine Kette (jemand aus der Nähe übernimmt, ein Freier springt bei ihm ein). „Übernehmen“ teilt alles mit einem Klick ein. Wissen Sie es besser, wählen Sie „Trotzdem einteilen“ mit kurzer Begründung – die Einteilung bleibt dann gekennzeichnet: im Plan, in den Mails und in „Für mich“ des Geistlichen.
Hinweis beim Einteilen: Zeitleiste, fehlende Minuten, Vorschläge und Überstimmen - Wege des Tages
„🗺 Wege des Tages“ (oder links „Wege“) zeigt eine Karte mit allen Strecken und eine Liste aller Geistlichen mit mehreren Diensten – Problemfälle zuerst. „Lösen“ sucht passende Vorschläge. Bischöfe, Apostel und höher werden nie umgeplant (einstellbar).
Wege des Tages: rote, gestrichelte Strecken sind nicht machbar
Auch die automatische Planung beachtet die Fahrzeiten: keine nicht machbaren Einteilungen, kurze Wege bevorzugt. Für Gemeinden ohne Adresse gilt weiter die 2½-Stunden-Regel.
Kirche & Anfahrt
Die Adressen aller Kirchen werden einmalig aus OpenStreetMap übernommen und den Gemeinden zugeordnet. Das gilt für alle Gemeinden im System – auch für solche, die das Programm (noch) nicht nutzen; so erscheinen sie z. B. auf den Bildschirmen unter „Gemeinden in der Nähe“. Gemeinden, die dabei nicht eindeutig zugeordnet werden, sucht das System danach selbsttätig einzeln über die Adresssuche („Neuapostolische Kirche <Gemeinde>“): Eindeutige Treffer im Umkreis des Bezirks werden zugeordnet, mehrdeutige stehen für Administratoren als Vorschlag zur Auswahl („Kartendienste“ → „Adressen aller Gemeinden“), nicht gefundene werden dort aufgelistet und von Hand eingetragen. Bis ein Vorsteher bestätigt, stehen sie als „ungeprüft“ da. Unter „Verwalten → Gemeinde → Kirche & Anfahrt“ prüfen der Vorsteher und der Bezirk die Adresse („✓ Adresse stimmt“), setzen die Lage notfalls auf der Karte und ergänzen Parken, Barrierefreiheit und Hinweise für Gäste.
Falsche Adresse melden
Stimmt eine Adresse nicht, kann jeder sie melden – auf der Weg-Seite unter „Adresse falsch? Melden“ – und gibt dabei möglichst die richtige Adresse an. Der Vorsteher (bzw. der Bezirk, wenn die Gemeinde keinen Vorsteher mit Konto hat) bekommt eine Mail und entscheidet: Übernehmen, Selbst korrigieren oder Ablehnen. Die meldende Person bekommt Bescheid.
Navigation für alle Eingeteilten
In der Mail zum veröffentlichten Plan und unter „Für mich“ steht bei jedem Gottesdienst „🧭 Weg“. Die Seite zeigt Adresse, Parken und Hinweise und öffnet Google Maps, Apple Karten, OpenStreetMap oder die Navi-App des Handys – auf Wunsch direkt vom vorherigen Gottesdienst aus. Der Startort wird nicht gespeichert. Knappe oder überstimmte Wege stehen dort ausdrücklich dabei.
Die Kartendienste sind frei wählbar (Administratoren: „Kartendienste“). Vorgabe sind die freien Dienste von OpenStreetMap – übertragen werden nur Kirchenadressen, nie Daten von Personen.
Einladungen 12 Stunden vorher
Wer zu einem Gottesdienst eingetragen ist, bekommt 12 Stunden vorher eine freundliche Einladung per Mail: Geistliche, Organisten, Dirigenten und Chorleiter, die Sängerinnen und Sänger des eingeteilten Chors und alle Dienste aus dem Gemeindeplan an diesem Tag (z. B. Schließdienst, Begrüßung, IPTV). Darin: die eigene Aufgabe, wann man da sein soll, 🧭 Navigation, Adresse, Parken und Hinweise, alle Mitwirkenden, die Lieder (sobald festgelegt) und – nur für Geistliche und Musiker – die Leitgedanken. Wer erst später eingeteilt wird, bekommt die Einladung sofort. Bei einer Übertragung sind Organisten und Dirigenten der Empfangsgemeinde nur Reserve und bekommen keine automatische Einladung. Ging eine Einladung nicht raus, wird sie beim nächsten Lauf automatisch nachgesendet.
Für andere Veranstaltungen (Gemeindeleben, Chorproben, Termine im Dienstplan) entscheidet man beim Anlegen, ob es eine Einladung gibt. Von Hand senden geht immer – über ✉ beim Gottesdienst, unter „Für mich“ bei jedem Dienst oder bei der Veranstaltung: an alle, an einzelne oder nur an sich selbst, auf Wunsch mit einer persönlichen Zeile. Senden dürfen das Support-Team, Planer und Vorsteher, Veranstalter und Geistliche ab Priester – Priester an alle Mitwirkenden ihrer Gemeinde(n), egal wo der Termin stattfindet. Administratoren senden ohne Einschränkung (auf Wunsch auch an Personen, die abbestellt haben).
Abbestellen geht mit einem Klick in jeder Mail; danach lässt sich fein einstellen (alle, nur mit eigener Aufgabe, keine). Unter „Für mich → Einladungen“ stellt man das jederzeit selbst ein, auch ob die Einladung zusätzlich als Mitteilung (App, Telegram, WhatsApp) kommen soll.
Philippus hilft auch dabei: Im Hilfe-Chat und im Support kennt er Ihre Termine der nächsten drei Wochen und den Inhalt Ihrer letzten Mails. Fragen Sie z. B. „Wer spielt Sonntag die Orgel?“, „Wie komme ich nach Preetz?“ oder „Schick mir die Einladung noch einmal“ – er antwortet, schickt den Navigationslink und sendet Mails oder Einladungen erneut an Sie, solange der Termin noch nicht vorbei ist.
Im Support-Arbeitsplatz steht bei jeder Anfrage, welche Einladungen die Person bekommen hat und in den nächsten drei Wochen bekommen wird – mit „Erneut senden“ bzw. „Jetzt senden“. Darunter alle bisherigen Mails an die Person: Jede automatisch versendete Mail lässt sich dort erneut senden (außer Mails mit Anmelde- oder Passwort-Links, die nur einmal gelten).
Wenn der Bezirk (noch) niemanden beauftragt hat: Gemeinden planen selbst
Hat der Bezirk niemanden mit der Erstellung des Gottesdienstplans betraut, erstellt jede Gemeinde ihren eigenen Plan – mit demselben Editor, derselben Automatik, Vorabversion, Veröffentlichung und denselben Mails an die Dienstleiter. Oben links steht dann „Eigener Plan der Gemeinde“.
- Wer plant? Vorsteher und Vorsteher-Vertreter automatisch. Unter „Verwalten → Zuständigkeiten“ können sie die Planung an weitere Personen der Gemeinde vergeben.
- Eigene Geistliche teilen Sie direkt ein. Geistliche anderer Gemeinden nur per Anfrage: Ziehen schickt eine E-Mail an den Geistlichen und an seine Gemeinde; bis zur Zusage steht „angefragt“ dabei. Mit „Ja, das passt“ ist er eingeteilt, bei „Leider nicht“ wird er wieder ausgetragen – Sie bekommen in beiden Fällen Bescheid.
- Bischof, Apostel und höher (auch Bezirksapostel, -helfer, Stammapostel) kann eine Gemeinde nicht selbst einteilen. Den Besuch trägt der Bezirk bzw. die Bezirksleitung (Bezirksvorsteher, Vertreter) ein – oder die Person selbst. Anfragen gehen über „💬“ am Gottesdienst.
- Überschneidungen prüft das System über alle Pläne hinweg: Wer in einer anderen Gemeinde oder im Bezirk schon eingeteilt ist, steht unter „Schon eingeteilt“.
- Die Automatik füllt nur mit eigenen Geistlichen (Gäste gehen nur per Anfrage) und nimmt als letztes Mittel den Diakon für einen Wortgottesdienst.
Später übernimmt der Bezirk? Bekommt der Bezirk einen Planer, legt er unter „Übersicht → Wer plant die Gemeinden?“ je Gemeinde fest, ob sie weiter selbst plant oder ab welchem Monat der Bezirk übernimmt (und umgekehrt). Schon veröffentlichte Monate bleiben, wie sie sind; Entwürfe ab dem Stichtag wandern mit. Die Verantwortlichen der Gemeinde bekommen eine E-Mail und sehen ihren bisherigen Plan weiter zur Ansicht.
Angefragt – Antwort eintragen
Bei einem Geistlichen einer anderen Gemeinde steht „angefragt“, bis er zusagt. Hat er keine E-Mail-Adresse oder hat er am Telefon geantwortet: auf seinen Namen klicken und „✓ Zusage eintragen“ oder „✗ Absage eintragen“ wählen. Mit E-Mail-Adresse lässt sich die Anfrage dort auch noch einmal senden. Eintragen dürfen: wer angefragt hat, die Planer, der Geistliche selbst und seine Gemeinde.
Geistliche einer anderen Gemeinde zuordnen
Im Formular eines Geistlichen (Gottesdienstplan → Geistliche bzw. Verwalten → Personen) gibt es den Abschnitt Gemeinde-Zuordnung:
- Gemeinde wechseln: neue Heimatgemeinde ab einem Stichtag – auch in einen anderen Bezirk. Bis zum Stichtag bleibt alles wie bisher; danach wird umgestellt. Schon eingeteilte Dienste bleiben stehen. Eine Beauftragung als Vorsteher gilt für die bisherige Gemeinde und muss in der neuen Gemeinde neu hinterlegt werden.
- Zusätzlicher Gemeinde zuordnen: die Heimatgemeinde bleibt, er gehört außerdem zu einer weiteren Gemeinde – mithelfend, als Vorsteher oder als Vorsteher-Vertreter (z. B. betreuender Vorsteher). Dort zählt er bei Planung und Automatik wie ein eigener Geistlicher; als Vorsteher plant er dort mit. Mit „lösen“ wird die Zuordnung wieder beendet.
- Wer darf? Planer des Bezirks und Bezirksvorsteher bzw. -Vertreter setzen im eigenen Bezirk direkt um. Vorsteher und Vorsteher-Vertreter der abgebenden oder der aufnehmenden Gemeinde stellen einen Antrag; der Bezirk bestätigt oder lehnt ab.
- Anderer Bezirk: der abgebende Bezirk gibt ab, der aufnehmende Bezirk nimmt an – erst dann ändert sich etwas. Der abgebende Bezirk bekommt eine Liste der Dienste ab dem Stichtag, die noch bei ihm eingetragen sind.
- Übersicht: offene und erledigte Zuordnungen stehen unter Verwalten → Anträge und im Gottesdienstplan (Übersicht bzw. Geistliche) – filterbar nach „Offen“, „Zu entscheiden“, „Alle“, durchsuchbar und sortierbar. Alle Beteiligten bekommen eine E-Mail.
- Bischof und höhere Ämter sind keiner Gemeinde zugeordnet; für sie gibt es keinen Gemeindewechsel.
Monatsübersicht, Druck & Veröffentlichen
- Monat prüfen
Die Monatstabelle zeigt Gemeinden und Termine auf einen Blick: Dienstleiter fett, Gäste blau, Ruhestand braun, Diakon lila, offene Gottesdienste rot. Ein Klick auf ein Feld öffnet den Tag. „Verteilung je Geistlichem“ zeigt, wer wie oft eingeteilt ist.
Monatsübersicht - Drucken
„Drucken (A4 quer)“ öffnet eine druckfertige Tabelle – im Browser drucken oder als PDF speichern.
Druckansicht DIN A4 quer mit Legende - Veröffentlichen
Wie der Plan freigegeben und verschickt wird, steht unten unter „Freigabe“.
Besonderheiten & Kürzel
Hochzeit, Goldene Hochzeit, Konfirmation, Trauergottesdienst … werden direkt beim Gottesdienst vermerkt – als Kürzel (z. B. GH, KONF, TG) plus kurzem Hinweis. Die Kürzel erscheinen in der Tagesansicht, der Monatstabelle, im Druck/PDF (mit Legende), in den Nachrichten und in der App.
- Eintragen
Bei einem Gottesdienst auf „⋯“: Kürzel anhaken, optional einen Hinweis schreiben (z. B. „Goldene Hochzeit Geschw. Möller“). Für Trauer- oder Traugottesdienste an anderen Tagen „+ Gottesdienst“ wählen. Das dürfen Planer und – für ihre Gemeinde – die Vorsteher bzw. die dafür Zuständigen.
Gottesdienst bearbeiten: Kürzel und Hinweis - Eigene Kürzel
Unter „Einstellungen → Kürzel für Besonderheiten“ ändern, ergänzen oder löschen Sie die Liste für Ihren Bezirk. Jeder Bezirk hat seine eigene.
Kürzel des Bezirks verwalten
Freigabe: Vorabversion, Rückmeldungen, Versionen
- Vorabversion an die Vorsteher
In der Monatsansicht „Vorabversion an Vorsteher“: Rückmeldefrist wählen, Versandwege anhaken, optional einen Begleittext. Jeder Vorsteher bekommt den Plan als PDF und einen persönlichen Link – ohne Anmeldung.
Monatsansicht mit Freigabe-Status, Kürzeln und markierten Änderungswünschen - Prüfen & zurückmelden
Über den Link sieht der Vorsteher seine Gemeinde (oder den ganzen Bezirk), gibt mit einem Tipp frei – oder tippt bei einem Gottesdienst auf ✎ und schreibt, was geändert werden soll.
Rückmeldeseite auf dem Handy: freigeben oder Änderung melden - Änderungswünsche bearbeiten
Gewünschte Änderungen stehen sofort im Plan – die betroffenen Gottesdienste sind orange markiert. Planer erhalten eine E-Mail. Unter „Rückmeldungen“ sehen Sie, wer freigegeben hat, wer noch offen ist und welche Wünsche anstehen: „Zum Tag“ springt hin, „✓ erledigt“ oder „ablehnen“ (mit Antwort) schließt den Wunsch.
Rückmeldungen: Status je Empfänger, offene Änderungswünsche, Erinnern - Erinnern
Wer bis kurz vor der Frist nicht geantwortet hat, wird automatisch erinnert (3 Tage, 1 Tag vorher und am Tag selbst) – über alle eingerichteten Wege. „Erinnerung an alle Offenen“ oder „erinnern“ bei einer Person geht jederzeit von Hand.
- Endgültig veröffentlichen
Haben alle freigegeben und ist nichts mehr offen: „Freigeben & an alle senden“. Alle Geistlichen des Bezirks und der Verteiler bekommen den Plan (Version 2, 3 …) mit PDF und Rückmelde-Link.
Versand: Empfänger, Frist, Versandwege, Begleittext - Spätere Änderungen
Ändert sich danach etwas, zeigt der Plan „Änderungen seit Version n“. Nach dem erneuten Freigeben geht die nächste Version an alle – mit einer Liste der Änderungen; im PDF sind die geänderten Gottesdienste markiert.
Übertragungsgottesdienste (IPTV)
In der Regel wird ein Gottesdienst nur für Zuhause übertragen – für Kranke und Verhinderte. Dann hinterlegen Sie die Übertragung ohne empfangende Gemeinde; für die Planung und die Lieder ändert sich nichts. Nur wenn in weitere Gemeinden gesendet wird, wählen Sie diese aus – dann gelten die Lieder und das Textwort der sendenden Gemeinde, und kurzfristige Änderungen erreichen automatisch auch Dienstleiter, Organisten und Dirigenten der empfangenden Gemeinden.
- Technik je Gemeinde festlegen
Unter „Übertragungen“ → „IPTV je Gemeinde“: IPTV vorhanden? Wenn ja: senden möglich, empfangen möglich. Die Angabe gehört zur Gemeinde und steht unter „Verwalten → Gemeinde → Technik“; die Übersicht unter „Übertragungen“ zeigt alle Gemeinden des Bezirks.
- Übertragung hinterlegen – vor der Monatsplanung
„+ Übertragung“: Datum, Uhrzeit, wer sendet (eine Gemeinde des Bezirks oder eine externe Quelle, z. B. ein Bezirksapostel-Gottesdienst aus einem anderen Bezirk) und welche Gemeinden empfangen. Das geht auch Monate im Voraus.
Übertragung hinterlegen: Sender und empfangende Gemeinden - Was das System prüft
Abgelehnt wird: eine Gemeinde ohne passende Technik, eine Gemeinde, die gleichzeitig senden und empfangen soll, und eine Gemeinde, die zur selben Zeit schon an einer anderen Übertragung beteiligt ist. Die Meldung nennt den Grund.
Übersicht der Übertragungen und IPTV-Stammdaten - Trotzdem normal planen
In allen beteiligten Gemeinden wird der Gottesdienst angelegt (falls noch nicht vorhanden) und ganz normal geplant – Dienstleiter, Orgel, Dirigent, Schließdienst –, falls die Übertragung abbricht oder ausfällt. In der Tagesansicht steht deutlich „Übertragung aus …“ bzw. „Wird übertragen nach …“, im Monat und im Druck die Zeichen 📺/📡 bzw. TV↘/TV↗, im Gemeindeplan ein Hinweis beim Gottesdienst.
Tagesansicht: sendende Gemeinde mit Hinweis
Versandwege
- E-Mail mit PDF im Anhang und persönlichem Link.
- Telegram: Der Bezirk richtet einmal einen Telegram-Bot ein (Backend → Einstellungen). Empfänger tippen in der E-Mail auf „Telegram verbinden“ – ab dann kommen Plan, PDF und Erinnerungen auch dorthin.
- WhatsApp: Mit einem WhatsApp-Business-Zugang (Meta Cloud API) geht der Versand automatisch. Ohne ihn erzeugt das System fertige Nachrichten, die Sie mit einem Klick am Handy oder PC absenden.
Zuständige & Verteiler
Unter „Verwalten → Zuständigkeiten“ legen Sie fest, wer plant (z. B. ein bestimmter Diakon für den ganzen Bezirk), wer je Gemeinde Besonderheiten pflegt und die Vorabversion prüft, welche Funktionen den fertigen Plan zusätzlich bekommen (Organisten, Dirigenten …) und welche weiteren Empfänger (Küster, Hausmeister …) auf dem Verteiler stehen – im Bezirk und je Gemeinde. Vorsteher pflegen den Verteiler ihrer Gemeinde selbst.
Sendegemeinden für den Telefongottesdienst
Unter „Verwalten → Gemeinde → Technik“ haken Sie an, welche Gemeinden Übertragungstechnik haben. Wählen Sie eine andere Gemeinde als Telefongottesdienst, ist das trotzdem möglich – etwa wenn für diesen Tag extra Technik hingestellt wird. Dann erscheint ein deutlicher Hinweis: in der Tagesansicht (☎!), in der Monatsübersicht und im Druck mit Legende.
Automatische Erinnerungen
Wer etwas freigeben oder beantworten muss, wird automatisch erinnert – per E-Mail und, wenn verbunden, per Telegram. Abstand und Höchstzahl legt der Administrator fest (Backend → Einstellungen → Erinnerungen; Vorgabe: nach 2 Tagen, höchstens 3-mal):
- Vorsteher: Vorabversion noch nicht freigegeben (mit Frist: 3, 1 und 0 Tage vorher).
- Planer: offene Änderungswünsche – und eine Nachricht, sobald alle freigegeben haben und veröffentlicht werden kann.
- Freigebende: offene Zugangsanträge zu Gemeinden und Bezirken.
- Dienstbörse: unbeantwortete persönliche Anfragen und Zusagen, die noch eingeteilt werden müssen.
- Administratoren: eingereichte Bücher/Mappen, die auf Prüfung warten.
Erinnert wird nur tagsüber (8–20 Uhr). Ist der Vorgang erledigt, hören die Erinnerungen auf.
Lieder für den Gemeindegesang
Den Gemeindegesang wählt der Dienstleiter. Für jeden Gottesdienst stehen ihm die Liedvorschläge zur Verfügung – natürlich kann er auch andere Lieder nehmen. Ist schon ein Organist eingeteilt, sieht er bei jedem Lied, ob dieser es spielen kann, und bekommt passende Ausweichlieder angeboten. Der Organist sieht die Vorschläge ebenso – auch wenn noch kein Dienstleiter feststeht. Sobald die Lieder feststehen, bekommen sie sofort alle Beteiligten – im Gottesdienst-Chat, als Mitteilung aufs Handy und zur Information per Mail.
- Öffnen
Unter „Für mich“ steht bei jedem Gottesdienst, in dem Sie Dienstleiter oder Organist sind, der Knopf „🎵 Lieder für den Gemeindegesang“. Die Erinnerungs-Mails führen direkt dorthin.
- Offizielle oder Greifswalder Liste
Oben wählen Sie, woher die Vorschläge kommen: Offizielle Liedvorschläge oder Greifswalder Liste (aus den Leitgedanken, passend zu Bibelwort und Botschaft). Die andere Liste steht klein darunter und lässt sich mit „übernehmen“ nutzen. Die Gemeinde legt die Voreinstellung unter „Verwalten → Gemeinde → Gemeindegesang“ fest; Ihre Wahl merkt sich das System. Es sind Vorschläge, keine Vorgabe – Sie entscheiden.
- Automatisch passend und spielbar
Zu jeder Stelle stehen ohne weiteren Klick bis zu drei Lieder, die zum Textwort und zu den Leitgedanken passen – ist ein Organist eingeteilt, nur solche, die er laut Repertoire spielt. Ein Tipp übernimmt das Lied.
- Organist steht später fest
Wird der Organist erst nach Ihnen eingeteilt (auch automatisch über die Organisten-Einteilung), prüft das System sofort, ob er die gewählten bzw. vorgeschlagenen Lieder spielen kann. Sie bekommen eine Mail mit dem Ergebnis und spielbaren Ausweichliedern, der Organist eine Mail mit den Liedern – und der Bitte, fehlende Angaben im Repertoire zu ergänzen.
- Vorschläge prüfen
Je Stelle (Eingang, Bußlied, Abendmahl, Reserve/Schluss) sehen Sie den Vorschlag mit Strophen und ein Kennzeichen: ✓ spielbar, × nicht spielbar, Tonart (spielbar, aber nicht in dieser Tonart) oder ? nicht bekannt. Grundlage ist das Repertoire, das der Organist im Liednachweis pflegt.
- Ausweichlieder
„Ausweichlieder“ zeigt passende Alternativen – sortiert nach Rubrik (z. B. „Heiliges Abendmahl“), Kirchenjahr, Thema und Textwort des Gottesdienstes. Lieder, die der Organist spielen kann, stehen vorn; nicht spielbare erscheinen gar nicht. Lieder, die erst kürzlich gesungen wurden, rutschen nach hinten.
Passende Ausweichlieder – spielbare zuerst, mit Begründung - Wunschlied & Nachfrage
Über „Anderes Lied …“ nehmen Sie jedes Lied aus dem Gesangbuch. Ist unbekannt, ob der Organist es spielen kann, fragt „Organist fragen“ per Mail nach. Er antwortet mit einem Klick (Ja/Nein) – die Antwort erscheint im Dialog und landet gleich in seinem Repertoire.
- Festlegen
„Festlegen & alle informieren“ – Dienstleiter, Vorsteher, Organisten und Dirigenten/Chorleiter des Gottesdienstes bekommen die Lieder mit Strophen sofort; bei einer Übertragung auch die Verantwortlichen der Empfangsgemeinden. Wer informiert wird, steht schon vorher unter „Beim Festlegen sofort informiert“. Das letzte Wort hat der Dienstleiter; Vorsteher und Verantwortliche der Gemeinde können ebenfalls festlegen, etwa bei einem Gastdienstleiter.
- Liedzettel
„Liedzettel“ druckt die Auswahl übersichtlich aus – zum Mitnehmen, für die Sakristei oder für jemanden ohne Zugang.
Sofort bei allen – und wer es schon gesehen hat
Festgelegte Lieder gehen auf drei Wegen hinaus: in den Gottesdienst-Chat (entsteht beim Festlegen automatisch mit allen Beteiligten, auf unserem eigenen Server mit Standort in Deutschland), als Mitteilung aufs Handy (Liedfinder-App, Telegram oder WhatsApp – je nachdem, was die Person eingeschaltet hat) und zusätzlich als Mail zur Information. Jede Änderung geht sofort erneut an alle; geänderte Lieder sind markiert, das alte Lied steht durchgestrichen daneben.
Wer die Lieder öffnet – im Dialog, in der App oder über „✓ Gesehen“ in Telegram – bestätigt damit die aktuelle Fassung. Dienstleiter, Vorsteher und Planer sehen unter „Wer hat die Lieder bekommen?“, wer schon bestätigt hat, auf welchem Weg die Lieder angekommen sind, und können mit „Noch nicht Bestätigte erinnern“ nachhaken (höchstens alle 30 Minuten je Person) oder direkt anrufen.
Organist fragen – per Mail, Telegram oder WhatsApp
„Organist fragen“ schickt die Frage per Mail mit den Knöpfen Ja und Nein. Hat der Organist sein Konto mit Telegram verbunden, kommt sie auch dorthin – er antwortet mit einem Tipp, ohne sich anzumelden. Hat er WhatsApp-Kurznachrichten eingeschaltet, kommt sie auch per WhatsApp mit einem Antwort-Link. Ohne diese Wege steht im Dialog „per WhatsApp nachhaken“: Ihr eigenes WhatsApp öffnet sich mit einer fertigen Nachricht samt Antwort-Link. Jede Antwort landet sofort im Dialog, beim Fragenden und im Repertoire des Organisten.
Repertoire-Abfrage für Organisten
Je mehr das System über das Repertoire weiß, desto seltener muss jemand nachfragen. Die Repertoire-Abfrage zeigt dem Organisten die rund 100 Lieder, die für ihn am wichtigsten sind – oft vorgeschlagen, bald an der Reihe oder in seiner Gemeinde viel gesungen – Karte für Karte: „Kann ich spielen“ oder „(Noch) nicht“, überspringen oder zurück. Jede Antwort wird sofort gespeichert; aufhören und später weitermachen ist jederzeit möglich. Am Computer geht es auch mit der Tastatur (J, N, Leertaste).
Zu finden unter „Für mich → Mein Repertoire an der Orgel“, im Liedauswahl-Dialog des Organisten und als Link in jeder Nachfrage-Mail. Tonarten, Notizen und alle übrigen Lieder pflegt er wie gewohnt im ganzen Repertoire (Musik → Repertoire).
Übertragungsgottesdienste
Wird ein Gottesdienst per IPTV übertragen, wählt der Dienstleiter der sendenden Gemeinde die Lieder. Beim Festlegen bekommen sie sofort auch die Verantwortlichen jeder Empfangsgemeinde: Dienstleiter vor Ort, Vorsteher und die IPTV-Verantwortlichen. Organisten und Dirigenten der Empfangsgemeinden werden bei einer Übertragung nicht gebraucht – sind welche eingeteilt, sind sie nur Reserve und werden erst informiert, wenn die Übertragung nicht klappt oder abbricht. In den empfangenden Gemeinden zeigt der Dialog die Auswahl des Senders nur zum Lesen; „Organist fragen“ bleibt möglich. Frist, Erinnerung und automatische Festlegung entfallen dort. Nach dem Gottesdienst werden die Lieder auch in den Liednachweis der empfangenden Gemeinden übernommen.
Kommt die Übertragung von außerhalb (z. B. ein Bezirksapostel-Gottesdienst), stehen die Lieder vorher nicht fest. Der Dienstleiter kann dann freiwillig eine Ersatzauswahl für den Fall eines Ausfalls festlegen – ohne Frist und Erinnerung.
Übertragung fällt aus: Reserve informieren
Bricht die Übertragung ab, tippt der Dienstleiter vor Ort, der Vorsteher oder ein IPTV-Verantwortlicher in der Liedauswahl bzw. in der App auf „⚠ Reserve jetzt informieren“ – auf Wunsch mit dem Lied, das als Nächstes dran ist. Organist und Dirigent/Chorleiter der Reserve bekommen sofort eine dringende Mitteilung mit allen Liedern, werden in den Gottesdienst-Chat aufgenommen, und dort steht für alle, dass die Reserve übernimmt. Läuft die Übertragung wieder, genügt „✅ Übertragung läuft wieder“.
IPTV-Verantwortliche kommen aus dem Einsatzplan der IPTV-Gruppe im Gemeindeplan: Wer an dem Tag eingeteilt ist – z. B. als „Sendeverantwortlich“ –, bekommt die Lieder. Die Gruppe wird automatisch erkannt (z. B. „IPTV-Team“); Gruppe und Aufgabe lassen sich unter „Verwalten → Gemeinde → Technik“ bzw. in den Einstellungen des Gemeindeplans ändern. Steht für den Tag niemand im Plan, gelten die Leiter der Gruppe. Unter „Zusätzlich immer informieren“ hakt der Vorsteher Personen an, die bei jeder Übertragung Bescheid bekommen.
Wenn der Organist zuerst da ist
Steht noch kein Dienstleiter fest, kann der Organist Lieder vormerken, die er spielen kann – „Passende Lieder“ zeigt ihm dafür eine Auswahl. Sobald ein Dienstleiter eingeteilt ist, sieht er die vorgemerkten Lieder und entscheidet. Der Dienstleiter bekommt eine Mail, wenn der Organist etwas vorgemerkt hat.
Frist, Erinnerung und Rückfallebene
- Frist: für Sonntage am Mittwoch davor, für Wochengottesdienste zwei Tage vorher.
- Erinnerung: zwei Tage vor der Frist erinnert das System den Dienstleiter per Mail.
- Nach der Frist: Vorsteher bzw. Verantwortliche der Gemeinde bekommen eine Sammel-Mail mit allen Gottesdiensten ohne Auswahl – sie können nachfragen oder selbst festlegen.
- Am Vortag: Liegt noch immer nichts fest, übernimmt das System die vom Organisten vorgemerkten Lieder – sonst die Liedvorschläge, wobei nicht spielbare durch das beste spielbare Ausweichlied ersetzt werden. Dienstleiter und Organist werden informiert.
- Wechsel: Ändert sich Dienstleiter oder Organist, bleibt die Auswahl erhalten; der Neue sieht sie sofort.
- Nicht erreichbar? Im Dialog stehen bei jeder Person Mail, Anrufen und WhatsApp (sofern hinterlegt) – und der Liedzettel geht auch auf Papier.
- Auch aufs Handy: Erinnerungen und Hinweise zur Liedauswahl kommen zusätzlich per Telegram bzw. WhatsApp, wenn die Person das unter „Für mich → Benachrichtigungen“ eingeschaltet hat.
Gottesdienst-Chat
Der nicht öffentliche Gottesdienst-Chat entsteht beim Festlegen von selbst – mit Dienstleiter, Vorsteher, Organisten, Dirigenten/Chorleitern und bei einer Übertragung den Verantwortlichen der Empfangsgemeinden (Chat auf unserem eigenen Server mit Standort in Deutschland). Wer sich schon vorher absprechen möchte, startet ihn mit „Gottesdienst-Chat starten“. Nach dem Gottesdienst wird der Chat beendet und eine Woche später gelöscht.
Nach dem Gottesdienst
Die festgelegten Lieder werden in den Liednachweis der Gemeinde übernommen – gekennzeichnet mit „aus der Liedauswahl übernommen – bitte prüfen“. Wurde schon etwas eingetragen, bleibt es unverändert.
Absprachen & Kontakt
Bei jedem Gottesdienst öffnet 💬 die Absprachen: Nachrichten an alle Eingeteilten (z. B. Tausch vorschlagen, Rückfragen) – mit E-Mail- und Telefonverknüpfung der Beteiligten.
Für Geistliche: ansehen & App
Geistliche mit Zugang sehen veröffentlichte Pläne – auf der Website (nur lesen) und in der App: „Meine Gottesdienste“ auf der Startseite, der ganze Bezirksplan nach Tagen, „nur meine Dienste“ und die Absprachen je Gottesdienst.
Häufige Fragen
Ein Geistlicher hat keine E-Mail.
Kein Problem – er wird trotzdem geplant. Seine Abwesenheiten trägt der Bezirk ein; den Plan erhält er ausgedruckt.
Wir übertragen jeden Gottesdienst selbst per Telefon.
In den Einstellungen „Telefongottesdienst: Gemeinden“ wählen – dann kann jede Gemeinde ihr eigenes ☎ setzen. Oder „aus“, um das Symbol auszublenden.
Ein Apostel kommt in den Bezirk.
Apostel, Bischöfe usw. werden auf ihrer Ebene einmal erfasst und stehen in allen Bezirken darunter zur Verfügung. In den Gottesdienst ziehen und an die erste Stelle setzen – fertig.
Kann ich zurück in den Entwurf?
Ja, in der Monatsansicht „Zurück in Entwurf“. Dann sehen nur Planer den Monat.