Für mich, Helfer & Verwalten

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Der Arbeitsbereich in drei Teilen

Alles, was nicht für die Öffentlichkeit bestimmt ist, liegt im ruhigen Arbeitsbereich – ohne Menü der Website, ohne Neuladen von Seiten. Oben in der Leiste sehen Sie nur die Bereiche, für die Sie Zugang haben:

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• Für mich – Ihre Dienste aus allen Bereichen, Ihre Abwesenheit, Anfragen an Sie, Kalender-Abo. Für jeden mit Konto.
• Chat – verschlüsselt in den Gruppen, Teams und Chören schreiben (Anleitung). Erscheint, sobald der Chat eingerichtet ist.
• Planen – Gottesdienstplan, Gemeindeplan, Musik (Liedplan, Chöre, Einteilungsplan) und Liednachweis. Hier wird geplant und eingetragen.
• Verwalten – die eine Stelle für Personen, Funktionen, Rechte, Geistliche, Gruppen, Chöre und die Angaben einer Gemeinde oder eines Bezirks. Für Vorsteher, Planer und Gruppenleitungen.

Für mich

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1. Meine nächsten Dienste

   Gottesdienste (als Dienstleiter oder mitdienend), Einsätze als Dirigent/Chorleiter oder an der Orgel und Gruppendienste wie Reinigung oder Schließdienst – in einer Liste nach Datum, mit Filter. Der Pfeil öffnet den passenden Plan.

2. Abwesenheit eintragen

   Von–bis und eine Notiz – einmal eintragen genügt: Gottesdienstplan, Chor/Orgel, Gruppen und Schließdienst berücksichtigen sie sofort. Sind Sie in der Zeit schon eingeteilt, sucht das System zuerst selbst eine passende Vertretung (gleiche Gruppe bzw. gleiches Ensemble, an dem Tag frei, ohne Überschneidung) und benachrichtigt sie. Was geklappt hat und was noch offen ist, steht danach direkt im Kasten – die Dienstbörse wird nur vorgeschlagen, wenn niemand Passendes frei ist.

3. Anfragen an mich

   Vertretungsanfragen aus der Dienstbörse erscheinen oben – „Zur Dienstbörse“ führt direkt zum Antworten.

4. Kalender-Abo

   Alle Ihre Dienste im Google-, Apple- oder Outlook-Kalender – aktualisiert sich von selbst.

5. Benachrichtigungen

   E-Mails kommen immer. Zusätzlich können Sie Ihr Konto mit Telegram verbinden (ein Tipp auf „Mit Telegram verbinden“, dann in Telegram „Starten“) und – wenn der Bezirk es eingerichtet hat – Kurznachrichten per WhatsApp einschalten. Fragen wie „Können Sie Lied 95 spielen?“ beantworten Sie dann direkt auf dem Handy. „Testnachricht senden“ zeigt, ob alles ankommt; in Telegram meldet „/stop“ wieder ab.

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6. Mein Repertoire an der Orgel

   Für Organisten: Die Karte zeigt, wie viele der wichtigsten Lieder noch ohne Angabe sind, und startet die Repertoire-Abfrage (siehe Gottesdienstplan bzw. Anleitung für Gemeinden).

Helfer & Einrichtungsassistent

Unten rechts (bzw. oben über „Hilfe“) ist der Helfer immer da – auf jeder Seite, auf der Sie angemeldet sind.

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1. Einrichtung beim ersten Login

   Wer eine Funktion hat (Vorsteher, Planer, Dirigent/Chorleiter, Geistlicher …), landet beim ersten Login in „Für mich“ mit geöffnetem Einrichtungsassistenten. Er zeigt nur die Schritte für Ihre Aufgaben – z. B. Technik der Gemeinde, Geistliche, Schließdienst, Mitarbeiter einladen oder beim Bezirk Feiertage, Geistliche als Liste, Verteiler. Vieles lässt sich direkt im Schritt eintragen; was schon erledigt ist, erkennt er selbst.

2. Später weitermachen

   Jederzeit über „Hilfe → Einrichtung“ oder in „Für mich“ über „Einrichtungsassistent“. Mit „Assistent neu starten“ beginnt er von vorn. Administratoren starten ihn im Backend über den Hinweis oben.

3. Fragen stellen

   Unter „Fragen“ schreiben Sie einfach, was Sie wissen möchten – z. B. wie eine Vertretung eingetragen wird oder wo eine Einstellung steht. Der Helfer antwortet nur zu den Bereichen, die für Sie freigeschaltet sind, und zeigt mit Knöpfen den Weg dorthin. Er ändert selbst nichts.

4. Mit oder ohne KI

   Ist eine KI eingerichtet, antwortet er in ganzen Sätzen . An die KI gehen nur Ihre Frage, Ihre Rollen und passende Anleitungstexte – keine Namen, E-Mail-Adressen oder Planinhalte; Fragen werden nicht gespeichert. Ohne KI – oder wenn das Tageskontingent aufgebraucht ist – zeigt er die passenden Stellen aus den Anleitungen.

Verwalten

Links wählen Sie die Gemeinde oder den Bezirk (Administratoren suchen nach Namen), darunter die Bereiche Personen, Gruppen, Gemeinde bzw. Bezirk, Zuständigkeiten, Bildschirme (Geräte und Aushänge, siehe „Gemeinde-Bildschirme“), Anträge und Protokoll. Sie sehen nur, was Sie dort dürfen.

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Personendaten ändern

• Eigene Daten: „Für mich → Konto & App → Meine Daten“ – Vorname, Nachname, angezeigter Name, E-Mail, Telefon und Passwort (nur mit dem bisherigen Passwort).
• Andere Personen: Person öffnen → Abschnitt „Personendaten“ → „Bearbeiten“ – oder per Rechtsklick in der Liste. Konten: wer das Recht „Mitglieder“ hat. Geistliche ohne Konto: wer sie bearbeiten darf. Personen ohne Konto in Gruppen: wer Personen der Gemeinde pflegt (E-Mail und Telefon mit der Zusatzfunktion „Kontakt“). Ein neuer Name gilt überall – in allen Gruppen und im Gottesdienstplan.
• Neue E-Mail-Adresse bei Konten: gilt erst, wenn die Person sie über den Link bestätigt, der an die neue Adresse geht (7 Tage gültig). Die bisherige Adresse bekommt einen Hinweis. So kann niemand die Anmeldung einer anderen Person umleiten.

Rechtsklick-Menü

Ein Rechtsklick auf eine Person (am Handy: lange drücken; mit der Tastatur: Kontextmenü-Taste oder Umschalt+F10) zeigt die passenden Aktionen – nur die, die Sie dürfen: öffnen, Personendaten bearbeiten, Gemeinde wechseln oder zusätzlich zuordnen, zum Gottesdienstplan einladen, E-Mail schreiben oder kopieren. Im Gottesdienstplan funktioniert das genauso auf Namen (Dienstleiter, verschieben, entfernen, Zusage/Absage eintragen, bearbeiten, anrufen) und auf Gottesdiensten (bearbeiten, Absprachen).

1. Personen – alle an einem Ort

   Eine Liste für alle: Konten mit Funktion und Rechten, Geistliche (auch ohne Konto), Dirigenten und Organisten der Chöre, Mitglieder der Gruppen. Oben filtern Sie nach Geistliche, Vorsteher, Dirigenten/Chorleiter, Organisten, Schließdienst, ohne Konto, eingeladen – oder suchen nach Namen, Funktion und Gruppe.

2. Eine Person bearbeiten

   Antippen öffnet alles zu dieser Person: Funktionen & Rechte (Funktionen bringen passende Rechte mit, einzelne Rechte lassen sich zusätzlich vergeben), Geistlicher (Amt, Beauftragung, einsetzbar, Ruhestand, einladen), Gruppen & Chöre (hinzufügen mit Team bzw. Rolle) und Abwesenheit.

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3. Person hinzufügen

   „+ Person“: Name, E-Mail, Funktion – hat die Person ein Konto, ist sie sofort zugeordnet, sonst bekommt sie eine Einladung. „Geistlicher“ anhaken erfasst sie für den Gottesdienstplan (geht auch ohne E-Mail). Gruppen gleich mit ankreuzen.

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4. Kontakt für Personen ohne Konto (Zusatzfunktion)

   Ist die Zusatzfunktion „Kontakt für Personen ohne Konto“ für Ihre Gemeinde eingeschaltet (Wunschliste → Zusatzfunktionen), hat der Dialog einer Person „ohne Konto“ den Abschnitt Kontakt: E-Mail-Adresse und Telefon eintragen, „Kontakt speichern“. Die Adresse gilt für die Person in allen Gruppen der Gemeinde – Verfügbarkeitsabfragen, Erinnerungen und Pläne kommen dann per Mail an. Gibt es zu der Adresse schon ein Konto, wird die Person gleich damit verknüpft; registriert sie sich später, geschieht das automatisch. Der Filter „ohne Konto, mit E-Mail“ zeigt, wer schon erreichbar ist.

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5. Viele Geistliche auf einmal

   Auf Bezirksebene: „Geistliche als Liste einfügen“ – Tabelle aus Excel oder Word einfügen, „Prüfen“, „Übernehmen“.

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6. Dieselbe Person? – verknüpfen

   Tragen Sie jemanden in eine Gruppe ein (z. B. Kindergottesdienst), der in derselben Gemeinde schon als Geistlicher, Gruppenmitglied oder mit Konto erfasst ist, fragt das System nach: „Ist das dieselbe Person?“ – auch ganz ohne E-Mail-Adresse. „Ja, verknüpfen“ führt beide Einträge zusammen: Abwesenheiten gelten dann überall, Überschneidungen (z. B. am selben Sonntag Dienstleiter und Kindergottesdienst) werden erkannt, und in der Personenliste steht die Person nur einmal. „Nein, andere Person“ legt sie getrennt an. Bereits doppelt erfasste Personen zeigt der Filter „mögliche Dopplung“ – in der Person auf „Ja, verknüpfen“ tippen. Über Gemeindegrenzen hinweg wird nie verknüpft.

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Gruppen

Chöre, Orchester, Reinigung, Altarschmuck, Kindergottesdienst, Schließdienst – alle Gruppen einer Gemeinde in einer Übersicht. Chöre können mehrere Gemeinden umfassen.

Organisten & Pianisten

„+ Gruppe“ → Organisten & Pianisten. Das ist eine Dienstgruppe mit Einsatzplan: je Termin wird eine Person eingeteilt – Mitglieder auch ohne Konto. Termine sind alle Gottesdienste der Gemeinde und jeder Eintrag im Gemeindeplan mit dem Haken „Organist benötigt“ (z. B. Trauerfeier, Konzert). Bei einem Gottesdienst ohne Orgel nehmen Sie den Haken heraus.

• Die verantwortliche Person teilt ein und spielt nicht automatisch mit – mit dem Haken „spielt mit“ in der Mitgliederliste ändern Sie das je Person.
• Der Assistent im Einsatzplan (oder die monatliche Verfügbarkeitsabfrage) verteilt gerecht, lässt Abwesende und am Tag schon Eingeteilte aus und hält sich an die Wünsche der Einzelnen.
• Der eingeteilte Name erscheint im Gemeindeplan in der Spalte „Organist“. Steht im Liedplan oder von Hand schon ein Organist, gilt dieser.

Wünsche zur Einteilung

Unter „Für mich → Meine Wünsche zur Einteilung“ beschreibt jedes Mitglied je Gruppe in eigenen Worten, wie es eingeteilt werden möchte – z. B. „abends kann ich nicht“, „sonntags gern“, „höchstens zweimal im Monat“, „nicht vor 9 Uhr“. Darunter steht, wie das System den Wunsch versteht. Die automatische Planung hält sich daran; geht es einmal nicht anders, wird die Person vorher gefragt. Es erscheinen alle eigenen Gruppen und Chöre: bei Einsatzplänen wird die Person passend eingeteilt; bei Teams im Wechsel (Schließdienst, Reinigung …) zählt ein „auf keinen Fall“ an dem Termin wie eine Abwesenheit – es springt jemand ein; bei Chören zeigt der Einteilungsplan den Wunsch an der Auswahl von Leitung und Organist („auf keinen Fall“ = nicht wählbar). Mit „Für alle meine Gruppen übernehmen“ gilt ein Wunsch wie „abends nicht“ in einem Schritt überall (vorher kommt eine Rückfrage, falls dabei andere Wünsche ersetzt würden).

Mehrere Dienste gleichzeitig – gewollt oder ausgeschlossen

Manche übernehmen gern zwei Aufgaben am selben Tag – etwa Orgel spielen und den Chor dirigieren. Wer in mehreren Gruppen ist, legt unter „Für mich → Mehrere Dienste gleichzeitig“ für alle Gruppen auf einmal fest, welche Kombination passt: ✓ gerne gleichzeitig (wird bewusst so geplant), ? nur nach Rückfrage (Standard) oder ✕ nie. Das geht auch in eigenen Worten („Orgel und Chorleitung gern zusammen, aber nie mit dem Schließdienst“) – Philippus erkennt die Kombinationen und fragt, ob es so stimmt.

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Was von vornherein ausgeschlossen ist, legt der Vorsteher für die ganze Gemeinde fest: unter „Verwalten → Gemeinde → Was darf zusammen?“ – eine Tabelle über alle Gruppen, Geistliche, Orgel, Chorleitung und Chor. Feld antippen wechselt die Stufe: ✓ erlaubt, P die Person entscheidet, ? nur nach Rückfrage, ✕ nie. Vorgabe beim ersten Öffnen: Geistliche mit allem ✕, Orgel/Chorleitung mit Ordnungsdiensten (Schließdienst, Ordner, Begrüßung) ✕, Orgel + Chorleitung P, Chorleitung + Chor ✓, sonst ?. Ausschluss der Gemeinde geht immer vor; bei P gilt der Wunsch der Person. Die Regeln gelten für alle Gemeinden, in denen die Person eingeteilt wird – maßgeblich ist die Tabelle der Gemeinde, die gerade plant.

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Beim Einteilen steht bei jeder Person, ob eine Überschneidung gewünscht (✓), nur nach Rückfrage (?) oder ausgeschlossen (✕) ist – und warum. Die automatische Planung teilt „✓ gerne“ bevorzugt zusammen ein, „?“ nur, wenn sonst niemand kann – dann mit kurzer Rückfrage an die Person –, „✕“ nie. Von Hand lässt sich ein „✕“ nur vom Vorsteher (oder Administrator) überstimmen – mit Begründung, nur für diesen einen Tag; das steht im Protokoll und bei der Einteilung. Das gilt auch für Leitung und Orgel im Liedplan.

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Rhythmus der Zuständigkeit

Für Teams im Wechsel und den Schließdienst (Verwalten → Gemeinde) wählen Sie, wie lange jemand zuständig ist – die Vorschau zeigt gleich ein Beispiel mit Datum:

• monatlich – mit „Beginn am … des Monats“: ab dem 1. ist es der Kalendermonat; ab dem 4. läuft die Zuständigkeit bis zum 3. des Folgemonats. Der Plan für November reicht dann bis zum 03.12. Wechsel jeden Monat oder alle 2, 3, 4, 6 bzw. 12 Monate.
• feste Anzahl Tage – ab einem Wochentag für eine Anzahl Tage, z. B. ab Donnerstag 7 Tage (Donnerstag bis Mittwoch) oder 14 Tage (14-täglich). Schnellwahl 1 Woche, 14 Tage, 3 Wochen, 4 Wochen.
• je Gottesdienst – für Gruppen, die nach jedem (oder jedem 2., 3. …) Gottesdienst wechseln.

Nach einer Umstellung bleibt, was schon läuft; der neue Rhythmus schließt beim nächsten Einteilen nahtlos daran an. Von Hand eingetragene Zeiträume haben immer Vorrang.

Abwesenheit: überwiegend da genügt

• Ist ein Team (bzw. beim Schließdienst die Person) an mehr als der Hälfte der Termine im Zeitraum da, wird es ganz normal eingeplant.
• An den Terminen, an denen es fehlt, trägt die Automatik eine Vertretung ein – das Team, das in den letzten zwölf Monaten am wenigsten dran war (bei Gleichstand der Reihe nach). Ohne feste Termine werden zusammenhängende Tage zu einem Zeitraum.
• Ist ein Team überwiegend abwesend, übernimmt ein anderes den ganzen Zeitraum. Beim nächsten regulären Zeitraum des Einspringers wird zum Ausgleich getauscht.
• „Termine“ sind die Tage mit Gottesdienst oder Eintrag im Gemeindeplan, beim Schließdienst die Tage mit Haken. Gibt es keine, zählt jeder Tag. Abwesenheiten tragen alle selbst unter „Für mich“ ein.

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1. Gruppe einrichten

   „+ Gruppe“: Chor oder Musikgruppe (mit Dirigent/Chorleiter, Organist, Teilchören und Einteilungsplan) oder Dienstgruppe (Reinigung, Altarschmuck, Kindergottesdienst, Technik …), Name und die verantwortliche Person. Ohne Verantwortlichen geht es nicht – sie pflegt die Mitglieder, bildet bei Bedarf Teams und plant den Wechsel.

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2. Dateiablage

   Ganz oben in der Gruppe: „Dateiablage“. Verantwortliche der Gemeinde (oberhalb der Gruppenleitung) richten sie mit einem Assistenten ein – Dateiarten, größte Datei, Speicher, Verwalter und Links für Personen ohne Konto. Die Gruppe findet sie dann im Arbeitsbereich unter „Ablage“ (siehe Anleitung Dateiablage).

3. Mitglieder & Verantwortliche

   Gruppe antippen: Personen hinzufügen (mit Konto oder nur mit Namen), bei Chören Rolle und Teilchor festlegen. Mit „verantwortlich“ kommen weitere Verantwortliche dazu (nur mit Konto). Die letzte verantwortliche Person lässt sich nicht entfernen – erst eine andere festlegen.

4. Teams & Wechsel – entscheidet die Gruppe

   Nur wenn nötig: „Diese Gruppe arbeitet in Teams“ einschalten und Teams bilden. Dann wählen die Verantwortlichen, wie gewechselt wird: kein Wechsel (jedes Team hat seine Aufgabe, z. B. Ton und Licht), von Hand oder automatisch reihum – je Woche (ab einem Wochentag), je Monat oder je Gottesdienst, auch „alle 2 …“, abwesende Teams werden übersprungen. Unter „So wechseln wir“ steht die Absprache der Gruppe für alle sichtbar.

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5. Einsatzplan & Thema (optional)

   Für Gruppen wie Kindergottesdienst, Technik oder Ordnerdienst: „Einsatzplan führen“ einschalten, Aufgaben festlegen (z. B. Leitung und Mithilfe, je mit Anzahl), auf Wunsch „Thema je Termin“ und die Termine: aus den Gottesdiensten (an gewählten Wochentagen) oder zu festen Zeiten. Geplant wird dann im Gemeindeplan – wie der Monatsplan der Geistlichen.

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6. Einstellungen

   Name, Name im Gemeindeplan (Spalte, max. 10 Zeichen – bei langen Namen wird automatisch eine Kurzform vorgeschlagen, mit KI, wenn eingerichtet; jederzeit änderbar), Spalte im Gemeindeplan, öffentliche Termine; bei Chören die beteiligten Gemeinden und Teilchöre. Die Termine selbst planen Sie im Gemeindeplan bzw. unter „Musik“.

Gemeinde & Bezirk

Alle dauerhaften Angaben an einer Stelle – sie gelten für Gottesdienstplan, Gemeindeplan, Liednachweis und öffentliche Termine.

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• Gemeinde: Tag des Wochengottesdienstes (z. B. Mittwoch oder Donnerstag – gilt für feste Zeiten, Einteilungsplan und die Liedvorschläge der Woche), feste Gottesdienstzeiten, Technik (Sendegemeinde für Telefongottesdienste, IPTV senden/empfangen), Schließdienst-Regel, Spalten des Gemeindeplans, öffentliche Termine mit Einbett-Code, Farben im Liednachweis.
• Bezirk: Vorgabe für den Wochengottesdienst-Tag der Gemeinden, Bundesland für die Feiertage, Art der Telefongottesdienste, Kürzel für Besonderheiten – und der schnelle Sprung zu jeder Gemeinde.

⭐ Besondere Gottesdienste: Gemeinde (bzw. Bezirk als Vorgabe) legt fest, was als besonders gilt – bekannte Merkmale auswählen, per Ziehen in eine Rangfolge bringen, eigene Regeln in eigenen Worten anlegen, bearbeiten und löschen. Ausführlich in Gemeinde-Bildschirme → Besondere Gottesdienste festlegen.

Anträge & Protokoll

Unter Anträge geben Sie Zugänge frei – mit Funktion und vorgeschlagenen Rechten; eine Zahl in der Navigation zeigt offene Anträge. Das Protokoll zeigt, wer wann was geändert hat, durchsuchbar.

Anmelden & Passwort vergessen

Die Seiten zum Anmelden, „Passwort vergessen?“ und „Neues Passwort festlegen“ tragen Logo und Farbe der Website. Wer von einer Seite des Arbeitsbereichs kommt, landet nach dem Anmelden – auch nach dem Umweg über die E-Mail mit dem Link für ein neues Passwort – wieder genau dort. Unten führt „← Zurück zu …“ zur Herkunftsseite. In Multisite-Installationen bleibt alles auf der eigenen Website der Gemeinde bzw. des Bezirks.

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Häufige Fragen

→ Für mich öffnen → Verwalten öffnen