Gemeindeplan & Gruppen

Einblick

Monatsplan der Gemeinde mit Schließdienst, Organist und Dirigent; Gruppen und Teams im Wechsel (Reinigung, Altarschmuck, Kindergottesdienst); monatliche Verfügbarkeitsabfrage mit automatischem Plan (z. B. IPTV); Kalender-Abo und öffentliche Termine für die Website.

Worum geht es?

Der Gemeindeplan ist der Monatsplan Ihrer Gemeinde – wie die bekannte Liste mit Datumszeilen: Uhrzeit, Veranstaltung, Durchführender, Ort/Bemerkung, Schließdienst, Organist, Dirigent und abwesend. Das meiste füllt sich von selbst:

  • Gottesdienste und Dienstleiter kommen aus dem Gottesdienstplan des Bezirks – fett gedruckt, wenn ein Geistlicher aus einer anderen Gemeinde dient. Dient einer Ihrer Geistlichen anderswo, steht das als Bemerkung dabei.
  • Chorproben, Organist und Dirigent kommen aus dem Einteilungsplan der Chöre.
  • Abwesende erscheinen automatisch, sobald sie ihren Urlaub eintragen.
  • Schließdienst und Gruppen (Reinigung, Altarschmuck …) plant die Gemeinde selbst – auf Wunsch automatisch.
Gemeindeplan eines Monats – Gottesdienste, Proben, Schließdienst, Organist, Dirigent, Abwesende und Gruppen-Spalten

Der Monatsplan

  1. Termin ergänzen

    „+ Termin“ oben – oder das kleine „+“ neben einem Datum: Uhrzeit, Veranstaltung (z. B. Jugendabend, Ämterstunde), Durchführender, Ort. Mit „Schließdienst nötig“ erscheint dort auch der Schließdienst.

    Eigenen Termin hinzufügen
  2. Übernommene Zeilen anpassen

    Eine Zeile antippen: Texte nur für den Gemeindeplan ändern (leer lassen = Wert aus dem Gottesdienst- bzw. Einteilungsplan), den Schließdienst für diesen Tag festlegen, die Zeile ausblenden oder mit „Zurücksetzen“ wieder übernehmen.

    Zeile anpassen: Texte, Schließdienst, ausblenden
  3. Termine aus den Gruppen übernehmen

    Gruppen bieten ihre Termine dem Gemeindeplan an (Gruppe → Einstellungen: „Termine dem Gemeindeplan anbieten“, je Termin abwählbar). Was davon im Gemeindeplan steht, entscheiden Sie: Oben unter „Termine aus den Gruppen“ steht je Gruppe, wie viele Termine angeboten werden und wie viele davon im Plan stehen – mit dem Schalter „übernehmen“ für die ganze Gruppe. Einzelne Termine übernehmen oder ausschließen Sie, indem Sie die Zeile antippen („In den Gemeindeplan übernehmen“ / „Nicht übernehmen“ / „Wie für die Gruppe festgelegt“). Mit „Nicht übernommene zeigen“ sehen Sie alles: Zeilen, die nicht im Plan stehen und nicht gedruckt werden, sind grau hinterlegt mit blasser Schrift.

    Angebotene Termine je Gruppe – übernehmen, ausschließen, grau = nicht im Plan
  4. Veröffentlichen

    „Veröffentlichen …“ macht den Monat für alle sichtbar – auf Wunsch mit E-Mail an alle. Bis dahin sehen ihn nur die Verantwortlichen („Entwurf“). Zurückziehen geht jederzeit.

  5. Drucken

    „Drucken“ erzeugt die Liste im A4-Querformat: Kopf mit Monat, Sonntage farbig markiert, die Tage abwechselnd hinterlegt. Unter der Tabelle stehen nur die Kürzel und Hinweise, die in der Liste wirklich vorkommen.

    Druckansicht DIN A4 quer
  6. Unterwegs

    Auf dem Handy wird jeder Tag zur Karte – mit allen Angaben untereinander.

    Gemeindeplan auf dem Handy

Gruppen & Teams

Alle Gruppen der Gemeinde stehen im Bereich Gruppen – z. B. Reinigung, Altarschmuck, Blumen, Kindergottesdienst, Technik, Organisten und die Chöre. Jede Gruppe hat eine Seite mit den Reitern „Einteilung & Termine“, „Verfügbarkeit & Planung“ (wenn die Abfrage eingeschaltet ist) und „Mitglieder & Einstellungen“ – alles an einer Stelle. Jede Person kann in mehreren Gruppen und Teams sein; Personen ohne Konto tragen Sie einfach mit Namen ein. Mit der Zusatzfunktion „Kontakt für Personen ohne Konto“ hinterlegen Gruppenleitung und Verantwortliche für sie auch E-Mail-Adresse und Telefon: im Gemeindeplan in der Gruppe auf „⋯“ neben dem Namen tippen. Das Briefsymbol ✉ zeigt, wer per Mail erreichbar ist. Die Person selbst kann ihre Adresse über ihren persönlichen Link der Verfügbarkeitsabfrage unter „Ihre Kontaktdaten“ eintragen.

Gemeindeplan → Gruppe: Kontakt einer Person ohne Konto
Gruppen der Gemeinde, darunter „Meine Dienste“ und das persönliche Kalender-Abo
  1. Gruppe einrichten

    Im Bereich „Gruppen“ auf „+ Gruppe“: Dienstgruppe, Organisten oder Chor, Name und die verantwortliche Person. Jede Gruppe hat mindestens einen Verantwortlichen – er pflegt die Mitglieder und plant.

  2. Teams – nur wenn nötig

    Nicht jede Gruppe hat Teams. Wenn doch: in der Gruppe „Diese Gruppe arbeitet in Teams“ einschalten, Teams benennen, Personen zuordnen. Wie die Teams wechseln – gar nicht, von Hand oder automatisch (je Woche, Monat oder Gottesdienst, auch alle 2 …) –, legen die Verantwortlichen der Gruppe selbst fest.

    Wechsel der Teams einstellen
  3. Wechsel planen (Assistent)

    In der Gruppe unter „Einteilung & Termine“ → „Wechsel planen …“: Der Assistent schlägt für 1 bis 12 Monate vor, welches Team wann dran ist – gerecht reihum (auch über frühere Monate), Teams, die ganz abwesend sind, werden übersprungen. Wünsche („Team 2 kann im Dezember nicht“) tragen Sie als Regel ein – oder mit KI einfach in eigenen Worten. Jede Zeile lässt sich ändern, dann „Übernehmen“. Bestehende Einteilungen bleiben auf Wunsch erhalten.

    Wechsel planen: Vorschlag, Wünsche und Hinweise auf Abwesenheiten
  4. Kalender & Überschneidungen

    Der Kalender zeigt, wer wann dran ist, und wer abwesend ist. Ein Tag antippen legt einen Termin an, ein Eintrag öffnet ihn zum Ändern. ⚠ zeigt Überschneidungen: Urlaub, andere Gruppen, am selben Tag Organist oder Dirigent. Das ist nur ein Hinweis – Doppelungen können gewollt sein.

    Kalender einer Gruppe mit Hinweisen auf Überschneidungen
  5. Einzelnen Termin ändern

    Zeitraum, Uhrzeit, Bezeichnung, Team oder einzelne Personen, Notiz – und je Termin: „im Gemeindeplan anzeigen“ und „öffentlich: Standard / ja / nein“.

    Termin einer Gruppe bearbeiten

Einsatzplan einer Gruppe – mit Thema und Assistent

Manche Gruppen brauchen mehr als „Team A ist dran“: Beim Kindergottesdienst etwa leitet jemand, jemand hilft mit – und jeder Sonntag hat ein Thema. Dafür gibt es – wie beim Monatsplan der Geistlichen – den Einsatzplan. Er ist optional und wird in der Gruppe unter „Mitglieder & Einstellungen“ → „Einsatzplan“ eingeschaltet.

Einsatzplan Kindergottesdienst: Termine, Thema, Leitung und Mithilfe – mit Hinweisen auf Überschneidungen
  1. Einschalten & Aufgaben festlegen

    In der Gruppe „Einsatzplan führen“ anhaken und die Aufgaben benennen – z. B. Leitung (1 Person) und Mithilfe (1 Person). Mit „Thema je Termin“ bekommt jeder Termin ein Thema. Unter „Termine“ wählen Sie: aus den Gottesdiensten (z. B. nur sonntags), zu festen Zeiten oder frei.

    Einsatzplan einstellen: Aufgaben, Thema, Termine
  2. Termine anlegen

    In der Gruppe unter „Einteilung & Termine“: „Termine anlegen“ übernimmt alle passenden Gottesdienste des Monats. Einzelne Termine kommen mit „+ Termin“ dazu, × entfernt einen.

  3. Einteilen – von Hand

    Bei einer Aufgabe auf ✎ bzw. „+“ tippen und Personen wählen. Die Auswahl zeigt, wer abwesend ist oder am selben Tag schon Dienst hat (Gottesdienst, Orgel/Dirigent, andere Gruppe). ⚠ unter einem Termin weist darauf hin – gesperrt wird nichts.

  4. Einteilen – mit dem Assistenten

    „✨ Einteilen …“ verteilt die Aufgaben gerecht auf die Mitglieder: Abwesende und wer am selben Tag Gottesdienst hält, bleiben frei; wer schon oft dran war, kommt seltener. Wählen Sie, ob nur leere Plätze gefüllt werden. Der Vorschlag erscheint markiert – „Übernehmen“ oder „Verwerfen“.

    Assistent: gerecht einteilen, nur leere Plätze oder alles neu
  5. Themen – mit dem Assistenten

    „✨ Themen …“ schlägt passende Themen vor – z. B. eine Reihe biblischer Geschichten mit Bibelstelle, auf Wunsch zu einem Leitgedanken („Gleichnisse Jesu“, „Advent“). Jedes Thema lässt sich ändern, bevor Sie es übernehmen. Ohne KI tragen Sie Themen einfach selbst ein.

  6. Drucken & Kalender

    „Drucken“ erzeugt den Einsatzplan des Monats als Liste. Die Eingeteilten sehen ihre Aufgabe mit Thema unter „Für mich“ und im persönlichen Kalender-Abo.

Monatliche Verfügbarkeitsabfrage – der Plan entsteht von selbst

Für Gruppen, bei denen zu jedem Gottesdienst eine Person gebraucht wird – etwa die IPTV-Sendeverantwortlichen, die Technik oder der Ordnerdienst – fragt das System jeden Monat automatisch, wer an welchen Terminen da ist, und erstellt daraus den Plan. Niemand muss Listen herumschicken oder Rückmeldungen einsammeln.

Persönliche Abfrage: je Termin „da“, „nicht da“ oder „?“ – mit Telefongottesdienst und Übertragung
  1. Einschalten

    Verantwortliche öffnen Verwalten → Gruppen → Gruppe → Einsatzplan: „Einsatzplan führen“, Aufgabe benennen (z. B. „IPTV-Sendeverantwortlich“, 1 Person), Termine „aus den Gottesdiensten der Gemeinde“ – und darunter „Jeden Monat automatisch abfragen, wer da ist“. Eine Zeitleiste zeigt sofort, wann für den nächsten Monat gefragt, erinnert und geplant wird. Darunter legen Sie fest, ob der Plan automatisch veröffentlicht wird oder als Vorschlag zur Prüfung entsteht, ab welchem Amt eine Übertragung als wichtig gilt (Standard: Bischof und höher), welche Aufgabe nur bei Bedarf geplant wird (z. B. Einblendungen) und welche anderen Dienste am selben Tag erlaubt sind.

    Planung, wichtige Übertragungen, Zusatzaufgabe, erlaubte Kombinationen und Mitglieder
  2. Die Abfrage (Vormonat)

    Standardmäßig 21 Tage vor Monatsbeginn bekommt jedes Mitglied eine E-Mail mit allen Terminen des Folgemonats und einem persönlichen Link – ohne Anmeldung, auf Handy und Computer. Je Termin genügt ein Tipp: da (kann eingeteilt werden), nicht da oder ? (weiß ich noch nicht). Eingetragene Abwesenheiten sind schon als „nicht da“ vorbelegt.

    E-Mail mit allen Terminen und persönlichem Link
    Abfrage auf dem Handy
  3. Telefongottesdienst je Termin

    Bei jedem Termin steht, welche Gemeinde den Telefongottesdienst sendet – immer aktuell aus dem Gottesdienstplan des Bezirks („hier“, wenn es die eigene Gemeinde ist, sonst der Gemeindename, oder „noch offen“). Auch Übertragungen (sendet/empfängt) werden angezeigt.

  4. Erinnerungen

    Wer noch nicht (vollständig) geantwortet hat, wird automatisch erinnert – standardmäßig 3 Tage und 1 Tag vor der Frist. Bei der letzten Erinnerung werden auch alle gefragt, die noch „?“ stehen haben.

  5. Plan – automatisch oder mit Prüfung

    Rückmeldung ist bis zum Vortag möglich; 7 Tage vor Monatsbeginn entsteht der Plan – ausgewogen unter allen planbaren Personen, die „da“ gemeldet haben (Details unten). Je nach Einstellung wird er sofort veröffentlicht oder die Leitung erhält einen Vorschlag zum Prüfen, passt ihn an und gibt ihn frei – wie beim Monatsplan der Dienstleiter. Erst mit der Freigabe erfahren die Mitglieder ihre Termine.

  6. Jederzeit online

    Über denselben persönlichen Link sieht jedes Mitglied den Plan als Übersicht: wer wann da ist, wer eingeteilt ist (★) und oben die eigenen Termine. Eingeteilte finden ihre Termine auch unter „Für mich“ und im Kalender-Abo. Der Plan erscheint nicht im Gemeindeplan.

    Plan als Übersicht: Rückmeldungen und Einteilung je Termin
    Plan auf dem Handy

Ausgewogen einteilen – Priorität, planbar, Einblendungen

Für jedes Mitglied legen Verantwortliche in Verwalten → Gruppe → Einsatzplan (oder unter „Leitung“) fest:

  • Priorität: hoch – wird bei wichtigen Übertragungen (Gottesdienst mit Bischof und höher in der Gemeinde, oder von der Leitung markiert) zuerst eingeteilt; normal; nur wenn nötig – wird seltener eingeteilt.
  • planbar – wer nicht planbar ist (z. B. in Einarbeitung oder pausiert), wird weder gefragt noch eingeteilt.
  • Macht die Einblendungen selbst (Liednummern usw.) – wenn nicht, wird zu dieser Person automatisch eine zweite Person für „Einblendungen“ geplant. Wer das ist, hängt nicht von der Priorität ab – auch jemand mit hoher Priorität oder jemand, der selbst einblenden könnte, kann die zweite Person sein. Übernimmt die Hauptperson die Einblendungen selbst, entfällt die zweite Person.
  • Ausnahmen – zusätzlich zu den für die ganze Gruppe erlaubten Kombinationen.
Mitglieder: Priorität, planbar, Einblendungen selbst, Ausnahmen

So plant das System – ausgewogen, ohne Überschneidungen, mit Reserve

  • Ausgewogen: Wer im Monat (und in den letzten sechs Monaten) seltener dran war, kommt zuerst. Wer im Monat schon viele andere Aufgaben hat – andere Gruppen, Gottesdienst, Orgel, Chor –, wird etwas seltener eingeteilt.
  • Keine Überschneidungen: Hat jemand am selben Tag schon etwas anderes zu tun, wird er dort nicht eingeteilt – außer die Gruppe hat genau diese Überschneidung erlaubt.
  • Abwesenheiten gelten immer: Wer abwesend eingetragen ist, wird weder eingeteilt noch als Reserve geplant – auch nicht, wenn die Abwesenheit erst später eingetragen wird (dann wird nachbesetzt).
  • „?“ (weiß noch nicht): Findet sich niemand mit „da“, kommen Personen mit „?“ in Frage – sie werden dann kurz gefragt, ob es passt („Ja, ich kann“ / „Nein“). Die Antwort wird zur festen Rückmeldung; bei „Nein“ wird neu besetzt.
  • Reserve: Unter Verwalten → Gruppe → Einsatzplan legen Sie fest, ob und wie viele Reservekräfte je Termin eingeplant werden (0–3). Reserve wird ebenfalls ausgewogen verteilt, steht im Plan in der Zeile „↺ Reserve“, erfährt es per Mail und springt bei einem Ausfall zuerst ein.
  • Genug Leute? Schon beim Vorgeben der Aufgaben und der Reserve zeigt das Formular, ob die planbaren Mitglieder dafür reichen – mit Warnung, wenn nicht, und einem Hinweis, wenn es knapp wird.

Wünsche zur Einteilung – und kurze Rückfrage, wenn es einmal nicht passt

Auf seiner persönlichen Seite beschreibt jedes Mitglied unter „Meine Wünsche zur Einteilung“ in eigenen Worten, wie es am liebsten eingeteilt wird – etwa „Ich würde lieber im Wochengottesdienst eingeplant werden als sonntags“, „höchstens zweimal im Monat“ oder „nicht vor 9 Uhr“. Philippus macht daraus Regeln und zeigt sie zur Kontrolle („So verstehen wir Ihren Wunsch“). Ist etwas unklar – z. B. „nicht so oft“ ohne Zahl –, fragt er einmal kurz nach; die Antwort wird mit dem Wunsch in der Gruppe gespeichert. Die Leitung sieht die Wünsche in der Mitgliederliste.

  • Bei der Planung werden zuerst nur Personen eingeteilt, deren Wünsche passen; „am liebsten“ wird bevorzugt.
  • Geht es nicht anders, wird jemand trotz Wunsch vorgemerkt und gefragt: „Dürfen wir Sie ausnahmsweise trotzdem einteilen?“ – mit „Ja“/„Nein“ zum Antippen.
  • Alle Wege – der passende zuerst: Gefragt wird über das, was die Person hat und nutzt: Chat des Portals (eigener Raum „🙋 Einteilung · Rückfragen“, Antwort per Knopf, ✅/❌ oder einfach „ja“/„nein“), Telegram (mit Knöpfen), WhatsApp oder E-Mail. Zuerst kommt der Weg, auf dem die Person bisher am schnellsten geantwortet hat; ohne Erfahrungswerte zählt, was sie sonst nutzt – wer den Chat in den letzten Tagen geöffnet hat, wird dort gefragt. Bleibt die Antwort aus, folgt nach einigen Stunden der nächste Weg. Offene Fragen stehen außerdem unter „Für mich“ zum direkten Beantworten.
  • Mehrere Termine – einzeln nacheinander: Gefragt wird immer nur zu einem Termin (der früheste zuerst, „Frage 1 von 3“). Sobald die Antwort da ist, kommt die nächste Frage – über denselben Weg; auf der Antwortseite geht es direkt weiter.
  • Nein → die Person wird ausgetragen und der Termin neu besetzt (findet sich niemand, erfährt es die Leitung). Ja → sie bleibt eingeteilt. Keine Antwort über alle Wege → die Einteilung bleibt, die Leitung wird informiert.
  • In der Planungstafel zeigt ein kleines Zeichen an der Einteilung den Stand: ? gefragt, ✓ zugestimmt, ✗ abgelehnt, … keine Antwort.

Planungstafel – wie beim Monatsplan der Dienstleiter

  1. Übersicht

    Unter „Planung“ sieht die Leitung alle Termine mit Rückmeldungen, Telefongottesdienst, wichtigen Übertragungen (★ Apostel, ★ Bischof …) und Überschneidungen. ★ = Sendeverantwortlich, E = Einblendungen; unten steht je Aufgabe, wer eingeteilt ist.

    Planungstafel mit Entwurf, wichtigen Übertragungen und Überschneidungen
  2. Automatisch oder von Hand

    „Leere automatisch füllen“ ergänzt nur offene Termine, „Alles neu verteilen“ plant den Monat neu. Von Hand: in eine Zelle tippen (einteilen/austragen), eine Person aus „Verteilung“ auf einen Termin ziehen – oder den Spaltenkopf antippen: Dann erscheinen die Vorschläge sortiert nach Rückmeldung, Überschneidung, Priorität und bisheriger Zahl, mit Knopf je Aufgabe. Dort lässt sich ein Termin auch als wichtig markieren.

    Vorschläge für einen Termin mit Hinweisen
  3. Ausgewogen?

    „Verteilung“ zeigt je Person, wie oft sie eingeteilt ist, davon wichtige Übertragungen, wie oft sie „da“ gemeldet hat und wie oft sie in den letzten 6 Monaten dran war.

    Verteilung je Person
  4. Freigeben & Versionen

    Alles ist zuerst ein Entwurf. „Freigeben & an alle senden“ veröffentlicht Version 1 – alle erhalten ihre Termine. Spätere Änderungen sind markiert („Änderungen seit Version 1“); „Änderungen freigeben“ erzeugt Version 2 und benachrichtigt nur die Betroffenen. Unter „Leitung“ stehen alle Versionen mit ihren Änderungen.

Für die Leitung der Gruppe

Unter „Leitung“ im Reiter „Verfügbarkeit & Planung“ der Gruppe sehen Sie, wer schon geantwortet und den Link geöffnet hat. Sie können sofort erinnern, die Abfrage früher starten, den Plan vorzeitig erstellen oder neu verteilen, den persönlichen Link kopieren (z. B. für Mitglieder ohne E-Mail) und für andere eintragen. Dort stellen Sie auch Priorität, planbar, Einblendungen und Ausnahmen je Person ein.

Leitung: Rückmeldungen, Priorität, planbar, Einblendungen, Ausnahmen

Schließdienst

Der Schließdienst ist eine besondere Gruppe: Jede Person ist ihr eigenes „Team“. Unter „Verwalten → Gemeinde → Schließdienst“ wählen Sie automatisch (eine Person ist einen Monat oder eine Woche zuständig; ist sie an einem Gottesdiensttag abwesend, plant das System automatisch eine Vertretung ein) oder von Hand. Jeder Tag lässt sich im Gemeindeplan ändern – Vertretungen erscheinen fett.

Schließdienst: monatlich zuständig, Vertretungen bei Abwesenheit

Kalender-Abo & Website der Gemeinde

  1. Persönlich abonnieren

    Unter „Für mich“ → „Meine Dienste im Kalender“: Google Kalender, Apple/Outlook oder Link kopieren. Darin stehen alle Ihre Gruppendienste und Einteilungen als Dirigent bzw. Organist – aus allen Gemeinden, immer aktuell.

  2. Gruppe oder Gemeindeplan abonnieren

    Jede Gruppe hat ihr eigenes Kalender-Abo (in der Gruppe ganz unten), der veröffentlichte Gemeindeplan ebenfalls („Kalender-Abo“ über der Tabelle). Kalender-Programme holen Änderungen selbst ab.

  3. Öffentliche Termine

    Gruppen und Chöre legen fest, welche Termine öffentlich sind – als Standard der Gruppe bzw. des Chors und je Termin (Standard/ja/nein). Das gilt auch für Chor- und andere Übungsstunden (im Einteilungsplan des Chors). Unter „Verwalten → Gemeinde → Öffentliche Termine“ kommen auf Wunsch Gottesdienste und eigene Einträge dazu. Namen von Personen werden nie veröffentlicht.

    Öffentlicher Kalender mit Links und Einbett-Code
  4. Auf der Website anzeigen

    Den Einbett-Code (unter „Auf der Gemeinde-Website anzeigen“) auf der Website der Gemeinde als HTML einfügen – die Termine erscheinen dort automatisch und bleiben aktuell. Auf dieser Website genügt der Shortcode [lv_termine gemeinde="…"].

    So sehen die Termine auf der Website der Gemeinde aus

Spalten & Geistliche

  1. Spalten anpassen

    Im Gemeindeplan über „⚙ Spalten“ (oder unter „Verwalten → Gemeinde“): alle Spalten in einer Übersicht – per Ziehen sortieren, ausblenden, umbenennen oder eigene ergänzen (z. B. „Kollekte“). Alle Gruppen der Gemeinde stehen dort zur Auswahl. Organist und Dirigent kommen aus den Gruppen – die Übersicht warnt, wenn eine Angabe doppelt im Plan stünde.

    Angaben der Gemeinde: Zeiten, Technik, Schließdienst, Spalten, öffentliche Termine
  2. Geistliche der Gemeinde

    Unter „Verwalten → Personen“ erfasst der Vorsteher die Geistlichen seiner Gemeinde selbst (Leitungsämter erfasst der Bezirk). Sie stehen dann auch im Gottesdienstplan des Bezirks zur Verfügung.

    Person als Geistlichen erfassen

Persönlicher Einteilungsplan (Zusatzfunktion)

Ist die Zusatzfunktion „Persönlicher Einteilungsplan“ für die Gemeinde eingeschaltet, bekommt jede Person in einer Gruppe einen festen, persönlichen Link – ohne Anmeldung. Darüber sieht sie die Einteilungspläne aller ihrer Gruppen, die eigenen Termine hervorgehoben, auch als PDF. Beim Einschalten bekommen alle, die schon in Gruppen der Gemeinde sind und eine E-Mail-Adresse haben, ihren Link; danach jeder bei der Aufnahme in seine erste Gruppe.

  1. Plan ansehen

    Oben der nächste eigene Termin, darunter alle kommenden Termine – Tag für Tag, die eigenen hervorgehoben (★). Mit „Nach Gruppe“ / „Nach Datum“ wechselt die Sortierung (das Gerät merkt sich die Wahl), daneben lässt sich ein einzelner Monat wählen. Gruppen mit Verfügbarkeitsabfrage erscheinen erst, wenn der Monat geplant ist.

    Persönlicher Einteilungsplan auf dem Handy
  2. Verfügbarkeit angeben

    Läuft in einer Gruppe eine Verfügbarkeitsabfrage, steht oben „Bitte bis … Ihre Verfügbarkeit angeben“ mit „Jetzt angeben“ – ohne Anmeldung. Danach: „Rückmeldung abgegeben – Plan folgt nach dem …“ (ändern bis zur Frist). Monate, für die die Abfrage noch nicht begonnen hat, erscheinen erst nach dem Planen – mit „Abfrage startet am …“.

    Hinweis auf eine offene Verfügbarkeitsabfrage
  3. Als PDF drucken

    „PDF / Drucken“ fragt vorher: nach Gruppe (jede Gruppe mit eigener Tabelle) oder nach Datum (alle Termine in einer Liste) – und alle kommenden Termine oder ein bestimmter Monat. Das PDF kommt in A4 quer im Stil des Gemeindeplans, die eigenen Termine sind farbig hinterlegt und mit ► markiert.

    Sortierung und Zeitraum vor dem PDF wählen
    PDF nach Datum sortiert, A4 quer
  4. Auf dem Gerät speichern

    Beim ersten Öffnen zeigt die Seite, wie man sie auf dem Handy zum Startbildschirm hinzufügt bzw. am Computer als Lesezeichen speichert – je nach Gerät passend. Später jederzeit über „Auf dem Gerät speichern“.

    Hinweis beim ersten Öffnen
  5. Gruppen ändern sich

    Wer aus einer Gruppe ausscheidet, sieht deren Plan nicht mehr – der Link bleibt aber derselbe. Ohne Gruppe steht dort „Sie sind aktuell keiner Gruppe zugeordnet“.

  6. Link verloren?

    Unter „Neuen Link anfordern“ (Link am Ende jeder Plan-Seite und in jeder Mail) die E-Mail-Adresse eingeben – ein neuer Link kommt per Mail, der alte wird sofort ungültig.

  7. Link senden (Verantwortliche)

    In „Verwalten → Personen“ im Abschnitt „Persönlicher Einteilungsplan“: Stand (gesendet, zuletzt geöffnet), „Link senden“, „Neuen Link erzeugen“ und „Link kopieren“. Gruppenleitungen finden „Link senden“ auch in der Gruppe über „⋯“ neben dem Namen.

    Persönlicher Einteilungsplan in Verwalten → Personen
  8. Zugriffe einsehen (ab Bezirksebene)

    Jeder Zugriff wird protokolliert: geöffnet, PDF, gesendet, erneuert, angefordert, alter Link aufgerufen. Berechtigte ab Bezirksebene sehen es je Person und unter „Verwalten → Protokoll“ für den ganzen Bezirk.

    Zugriffe auf persönliche Einteilungspläne im Bezirk

Planungsfristen & Änderungen (Zusatzfunktion)

Ein Plan ist nur so gut wie seine Teile. Mit der Zusatzfunktion „Planungsfristen & Änderungen“ hat jeder Teil eine feste Frist – und jeder Unterplan ist kurz vor dem übergeordneten Plan fertig:

  1. Abwesenheiten der Geistlichen – wenige Tage vor dem Bezirksplan.
  2. Bezirksplan – nur die Einteilung der Dienstleiter. Gruppen gehören nicht hinein.
  3. Gruppenpläne (Schließdienst, Reinigung, Einsatzpläne …) – kurz vor dem Gemeindeplan. Gruppen mit Verfügbarkeitsabfrage richten ihren Zeitplan automatisch danach.
  4. Gemeindeplan – mit Dienstleitern und allen Gruppen.
  1. Stand ansehen

    Im Gemeindeplan steht für kommende Monate oben „Planung“: jede Station mit Frist und Stand – grün erledigt, gelb Frist bald, rot Frist überschritten. Darunter jede Gruppe einzeln (z. B. „3 Termine noch ohne Einteilung“).

    Planungsfristen im Gemeindeplan
  2. Fristen festlegen

    Gemeinde: „Verwalten → Gemeinde → Planungsfristen“ (Vorgabe: Gemeindeplan 10 Tage vor Monatsbeginn, Gruppenpläne 2 Tage davor). Bezirk: „Verwalten → Bezirk → Planungsfristen“ (Vorgabe: Bezirksplan 21 Tage vor Monatsbeginn, Abwesenheiten 7 Tage davor).

    Planungsfristen in den Angaben der Gemeinde
  3. Erinnerungen

    Automatisch per Mail: Geistliche 7 Tage und 1 Tag vor der Abwesenheitsfrist (mit „Alles eingetragen“ zum Bestätigen), Bezirksplaner, Gruppenleitungen und Verantwortliche der Gemeinde 3 Tage vorher und am Tag der Frist – nur, wenn noch etwas fehlt.

  4. Spätere Änderungen

    Ändert sich nach der Frist bzw. nach der Veröffentlichung etwas, bekommen alle Betroffenen eine Mail: wer neu eingeteilt ist, wer nicht mehr, was sich geändert hat. Viele Änderungen kurz hintereinander werden zu einer Mail gebündelt. Geistliche erfahren geänderte Zeiten und Ausfälle ihrer Gottesdienste.

  5. Schon gedruckt?

    Jeder Ausdruck (Gemeindeplan, Einsatzplan, Bezirksplan, persönlicher Plan) wird vermerkt. Ändert sich danach etwas, bekommen die Zuständigen und wer gedruckt hat einen Hinweis „Neu drucken“ mit der Liste der Änderungen. Im neuen Ausdruck sind die Änderungen farbig markiert, oben steht seit welchem Ausdruck.

    Neuer Ausdruck mit farbig markierten Änderungen

Häufige Fragen

Warum fehlt der Dienstleiter bei einem Gottesdienst?

Er erscheint, sobald der Gottesdienstplan des Bezirks für Sie sichtbar ist (Vorsteher: ab der Vorabversion, alle anderen: nach der Veröffentlichung). Ein Hinweis über der Tabelle zeigt den Stand.

Kann ich einen Gottesdienst im Gemeindeplan ändern?

Für den Gemeindeplan ja – Texte, Ort, Organist usw. Der Gottesdienstplan des Bezirks bleibt davon unberührt. Mit „Zurücksetzen“ gilt wieder der Bezirksplan.

Jemand aus dem Schließdienst ist krank – was nun?

Trägt die Person ihre Abwesenheit ein, plant „Teams einteilen“ beim Schließdienst automatisch eine Vertretung. Oder Sie wählen in der Zeile des Tages direkt eine andere Person.

Sieht die Öffentlichkeit, wer putzt?

Nein. Öffentlich erscheinen nur Gruppe, Team-Bezeichnung und Termin. Wählen Sie für Teams daher neutrale Namen (z. B. „Team 1“), wenn auch diese nicht öffentlich sein sollen.